Im Sinne rudimentärer „Gamification“, um die Einhaltung von Aufgabenabschnitten sicherzustellen oder um eine zusätzliche Sicherheitsschranke in sensible Dokumente einzubauen: PDF-Dokumente lassen sich problemlos kennwortverschlüsseln.
- bei der Erstellung in MS Office, z.B. in Word: Wurde dasals PDF-Dokument zu erstellende Dokument fertig bearbeitet, lässt es sich über „Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen“ als PDF speichern. Nun öffnet sich der übliche Dialog, mittels dessen man den Speicherort auswählen kann. Vor dem Klick auf „Veröffentlichen“ wählt man hier die „Optionen“ an und setzt ein Häkchen bei „Dokument mit einem Kennwort verschlüsseln“. Die Bestätigung mit „OK“ öffnet ein neues Feld, in welchem man das Wunschkennwort (sechs bis 32 Zeichen) eingeben kann. Mit „OK“ bestätigen, dann „Veröffentlichen“ – und fertig ist das kennwortgeschützte PDF. Das Passwort kann man z.B. im Dateinamen der zugrundliegenden Worddatei mitspeichern oder andernorts protokollieren.
- Auch bereits bestehende PDF-Dokumente lassen sich mit Kennwort ausstatten – mit den ebenso teuren wie mächtigen Tools Adobe Acrobat DC (leider nicht mit dem kostenlosen Acrobat Reader) oder PDF Annotator oder gratis über die Webplattform „PDF Dateien schützen“ (besser keine sensiblen Daten!). Alternative: Einfach die PDF-Seite per Snipping Tool oder Bildschirmfoto abfotografieren und wiederum in ein Word-Dokument einfügen – anschließend lässt es sich das Worddokument wie oben beschrieben verschlüsseln.
